Planen Sie Ihr Erstes Geschäftstreffen

Platzieren Sie zunächst das Datum und legen Sie den Zeitplan fest. Es ist wichtig, den Zeitplan rechtzeitig vorzubereiten. Sie müssen sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, es zu schauen, um sich vorzubereiten und Ihnen Bereiche zurückzugeben, die möglicherweise enthalten sein müssen. Stellen Sie sich bei der Vorbereitung einer Tagesordnung das Ziel des Treffens vor. Wie lange wird es dauern? Wie viele Redner/Präsentationen wird es geben? Wie wird die Besprechung fortfahren? Wie werden Sie Ihr Ziel für ein produktives und erfolgreiches Treffen erreichen?

Zweitens entscheiden Sie sich für eine Zeit, in der das Meeting beginnt und endet. Es ist sehr wichtig, dass Sie das Treffen im Zeitplan aufbewahren. Sie können immer zurückgehen und ungelöste Probleme wiederholen, wenn die Zeit zulässt.

Drittens finden Sie heraus, dass dies in das Treffen eingeladen werden muss. Identifizieren Sie diejenigen, die anwesend sein müssen, um das Ziel des Treffens zu erreichen, und schließen Sie Personen ein, die Sie möglicherweise aufgrund ihres Status einladen müssen. Erleichtern Sie diesen Schritt, indem Sie einen Besprechungsbenachrichtigungsvorgang einrichten, ob per E -Mail oder regulärer Mail. Fügen Sie den Zeitplan der Mitteilung hinzu, damit jeder von Anfang an auf derselben Seite ist. Seien Sie spezifisch, wenn Hausaufgaben oder Vorbereitung auf die Teilnehmer vorhanden sind. Bitten Sie alle Teilnehmer, auf zu garantieren, dass jeder die Kommunikation erhalten hat.

Schließlich schauen Sie sich die Details und Logistik genau an. Hier zahlt sich eine Checkliste aus:

Auswählen des Bereichs und Lodging

Wo findet das Treffen statt? Ist es leicht zugänglich (Rollstühle oder Handicap-Zugang, bequemer Platz mit Ladungen von Saten?

Überprüfen sind. Finden Sie einen Ort, an dem Menschen Briefzüge und Gepäck aufbewahren können, wenn sie unterwegs sind.

Stellen Sie sicher, dass es unzählige Stühle mit Raum gibt, die sich ausbreiten können, insbesondere wenn dies ein "funktionierendes" Meeting ist. |- |

Benötigen Sie einen Übersetzer/s?

@+ @ gar @- @

Benötigen Sie AV- und Präsentationsgeräte in der Baugruppe? Benötigen die Moderatoren das gleiche? (Überprüfen Sie, ob Mikrofone und Podiumspräferenzen vorliegen.) Stellen Sie sicher bereit, mit jedem Snafus umzugehen, der möglicherweise stattfinden könnte.

@+ @ bietet @- @

Namensabzeichen, Bleistifte, Papierpolster und andere wesentliche Montageversorgungen erhältlich.

Sind Dateien erforderlich? Wird es Handzettel und Materialien geben, die vorbereitet werden müssen?

Lassen Sie sie im Falle von Fehlern lange Zeit erledigen.

Assist

Lassen Sie eine Person außerhalb des Bereichs für den Test sitzen.

Dokumente oder Materialien beim Einchecken verteilen und die Teilnehmer registrieren.

Sichern Sie sich jemanden, um sich Notizen zu machen, bevor das Treffen beginnt.

Wenn Sie das Verfahren kleben möchten, sagen Sie es allen im Voraus, dass Sie aufnehmen.

Refreshments

Saft, Wasser, Tee und Kaffee zur Verfügung stehen. Wenn das Treffen eine Mahlzeit abdeckt, müssen Sie auch Essen anbieten. Treffen Sie die Arrangements im Voraus und lassen Sie sie an die Baugruppe liefern, um den Fluss nicht zu unterbrechen. Beachten Sie spezielle Ernährungsanfragen. Es ist immer am besten, ein paar vegetarische Artikel zu kaufen.

Breaks

Abhängig von der Dauer der Besprechung kann ein oder mehrere Pausen erforderlich sein. Seien Sie spezifisch über die Zeit, die der Pause zugewiesen wird, und nehmen Sie das Treffen rechtzeitig wieder auf, wenn alle Teilnehmer zurückgekehrt sind oder nicht.

Egal wie gut Sie vorbereitet sind, es gibt immer ein unerwartetes Problem. Lassen Sie es Sie nicht nervös machen. Mit dem Fluss rollen. Falls Sie diese Tipps verwendet haben, können Sie sich sicher sein, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Wenn etwas schief geht, seien Sie bereit, es schnell und sanft zu reparieren. Und denken Sie daran, dass alles auch für den erfahrensten Meetingplaner passieren kann. Nutzen Sie die Veranstaltung als Baustein für zukünftige erfolgreiche Besprechungen.