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Ocho Pasos Para Una Videoconferencia O Conferencia Web Exitosa

Publicado en Octubre 18, 2022 por Thomas Lester

Una exitosa conferencia web o una conferencia web realmente puede elevar notablemente a su empresa. Las conferencias en línea actualmente conectan a las personas de una manera que no había sido posible en la era anterior a la Internet. Sin embargo, un instrumento tan poderoso como la conferencia en línea es, es más efectivo cuando prepara sus conferencias correctamente. Aquí hay algunos pasos que puede intentar ayudar a garantizar que su próximo video o conferencia web es un buen éxito.

Asegúrese de que todos sus asistentes tengan suficiente ancho de banda en su ubicación.

No hay nada más frustrante que intentar ver un video en línea una vez que no posee suficiente ancho de banda para obtener todo. Si su participante no tiene suficiente ancho de banda, tendrá retrasos en la latencia y ella o ella nunca podrá beneficiarse de la experiencia o participar correctamente. La cantidad de ancho de banda que se necesita varía de un sistema a otro y, además, de acuerdo con las características que terminará utilizando a través de la conferencia. Las características, como, por ejemplo, video, audio, pantalla y compartir aplicaciones tienen diferentes requisitos. Consulte con su proveedor o proveedor para descubrir cuáles son los requisitos mínimos de ancho de banda y asegúrese de que todas sus ubicaciones tengan suficiente ancho de banda.

Pruebe sus cámaras en línea para tener en cuenta que están funcionando correctamente.

Si el video indudablemente participará en los lugares, asegúrese de que el posicionamiento haya probado su cámara para asegurarse de que todo funcione satisfactoriamente. Idealmente, todas las cámaras deben probarse desde el sistema de videos o conferencias web que usará. Una cámara que funciona bien en una sola aplicación puede funcionar de manera diferente dentro de otro sistema. Consulte de antemano para que no tenga sorpresas en su conferencia del día de uno.

Revise su equipo de sonido de antemano.

Si VoIP (audio) probablemente se utilizará desde la reunión en sí, asegúrese de que todos los asistentes tengan las herramientas adecuadas necesarias, si estas herramientas son micrófonos, auriculares y altavoces.

Suministra a sus participantes la información de acceso adecuada antes de la conferencia.

Si el audio indudablemente se realizará a través de una conferencia telefónica de audio, asegúrese de que todos los asistentes tengan el número de acceso para marcar y el PIN (número de identificación personal) tendrán que acceder a la decisión.

Realizar una "prueba de prueba" de la presentación de uno antes de la fecha de la conferencia.

Los presentadores o líderes de la conferencia deben practicar de antemano. En caso de que se involucre una presentación, sin duda, asegúrese de que quien sea sin duda presentará cualquier material que haya probado esta área del video o sistema de conferencias web. La presentación que se utilizará debe probarse a otra parte antes de la fecha de la reunión específica.

Suministro de información de acceso web a sus participantes mucho antes de la reunión.

Asegúrese de que todos sus participantes aprendan cómo acceder al video y la "sala de conferencias" web. Envíe un "enlace" de correo electrónico a cada participante mucho antes de la reunión para que puedan acceder fácilmente a la reunión una vez que esté aquí el día y la hora apropiados.

Obtenga la mayor cantidad de capacitación posible en el sistema de video o conferencia web que usará.

El host debe ser muy familiar y más cómodo con el sistema de videos o conferencias web que utilizarán. Si su proveedor o proveedor emerge la capacitación, entonces se beneficie de esto para ser recordado como más familiarizado con el sistema. El conocimiento del sistema lo ayudará a organizar una reunión o conferencia perfecta.

Realice una reunión de prueba antes del día especial.

¡Más importante! Realice una reunión de prueba o dos antes del día de la reunión "grande". Las pruebas pueden ayudarlo a eliminar tantas sorpresas como sea posible antes de reunir a todos sus asistentes. Una reunión libre de problemas técnicos llegará lejos para ayudarlo a lograr los objetivos de la conferencia de uno.

La clave para una conferencia en línea efectiva, ya sea una conferencia web, una videoconferencia o quizás una combinación de ambos, es la preparación, preparación y preparación. Cuanto más se prepare y más practique, más altas sean sus reuniones web, sin duda.