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Planificación De Su Primera Reunión De Negocios

Publicado en Agosto 24, 2021 por Thomas Lester

Primero, coloque la fecha y establezca el horario. Es importante preparar el horario con mucha anticipación. Debe asegurarse de que todos tengan la oportunidad de buscarlo para prepararse y darle la retroalimentación de áreas que pueden ser incluidas. Al preparar una agenda, imagine el objetivo de la reunión. ¿Cuánto tiempo va a durar? ¿Cuántos oradores/presentaciones habrá? ¿Cómo avanzará el avance de la reunión? ¿Cómo alcanzará su objetivo para una reunión productiva y exitosa?

En segundo lugar, decida un momento para que la reunión comience y termine. Es muy importante que mantenga la reunión a tiempo. Siempre puede regresar y volver a visitar problemas no resueltos según lo permita el tiempo.

Tercero, descubra que debe ser invitado a la reunión. Identifique a aquellos que deben estar presentes para lograr el objetivo de la reunión e incluya personas que puede necesitar invitar debido a su estado. Haga este paso más fácil configurando un proceso de notificación de reunión, ya sea por correo electrónico o correo regular. Adjunte el horario al aviso para que todos estén en la misma página desde el principio. Sea específico si hay tarea o preparación anticipada para los asistentes. Pídale a todos los participantes que reaccionen para garantizar que todos hayan recibido la comunicación.

Finalmente, observe de cerca los detalles y la logística. Aquí es donde vale la pena una lista de verificación:

Seleccionar el área y el alojamiento

¿Dónde se celebra la reunión? ¿Es fácilmente accesible (sillas de ruedas o acceso para discapacitados, espacio cómodo con un montón de satar? son. Encuentre un lugar donde las personas puedan almacenar malos maletines y equipaje si viajan para asistir.

Asegúrese de que haya toneladas de sillas con espacio para extenderse, particularmente si se trata de una reunión de "trabajo". |

¿Necesitarás un traductor/s?

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¿Requerirás AV y equipo de presentación en el ensamblaje? ¿Necesitarán los presentadores lo mismo? (Verifique los micrófonos y las preferencias de podio). Asegúrese de descubrir esta información con mucha anticipación para que pueda hacer los arreglos correctos.

Pruebe todos los equipos antes del comienzo de la reunión. Si es posible, tener un técnico. preparado para tratar con cualquier problema que pueda tener lugar.

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Tenga insignias, lápices, almohadillas de papel y otros suministros de ensamblaje esenciales disponibles.

¿Se requieren archivos? ¿Habrá folletos y materiales que deberán estar preparados?

Haz que lo hagan bien con anticipación en caso de errores.

ASHIS

Tener un individuo sentado fuera del área para la prueba en.

Distribuir documentos o materiales en el check in y registrar a los asistentes.

Asegure a alguien que tome notas antes de que comience la reunión.

Si desea grabar los procedimientos, diga a todos por adelantado que está grabando.

Refrigerios

Tener jugo, agua, té y café disponibles. Si la reunión cubre una hora de comer, también deberá ofrecer comida. Haga los arreglos de antemano y haga que lo entreguen al ensamblaje para no interrumpir el flujo. Tenga en cuenta las solicitudes dietéticas especiales. Siempre es mejor comprar algunos artículos vegetarianos.

Breaks

Dependiendo de la duración de la reunión, se puede requerir uno o más descansos. Sea específico sobre el tiempo asignado al descanso y reanude la reunión a tiempo si todos los participantes han regresado o no.

No importa qué tan bien preparado esté, siempre hay algún problema inesperado. No dejes que te ponga nervioso. Enrolle con el flujo. En caso de que haya usado estos consejos, puede sentirse seguro de que ha hecho su tarea. Si algo sale mal, esté listo para repararlo de manera rápida y suave. Y tenga en cuenta que cualquier cosa puede suceder incluso para el planificador de reuniones más experimentado. Use el evento como un bloque de construcción para futuras reuniones exitosas.