Huit étapes Pour Une Visioconférence Ou Une Conférence Web Réussie

Une conférence vidéo ou Web réussie peut vraiment augmenter votre entreprise. La conférence en ligne connecte actuellement les gens d'une manière qui n'avait pas été possible à l'ère pré-Internet. Cependant, aussi puissant un instrument que la conférence en ligne, il est plus efficace lorsque vous préparez correctement vos conférences. Voici quelques étapes que vous pourriez essayer d'aider à garantir que votre prochaine vidéo ou conférence Web est un bon succès.

Assurez-vous que tous vos participants ont suffisamment de bande passante à leur emplacement.

Il n'y a rien de plus frustrant que d'essayer de regarder une vidéo en ligne une fois que vous ne possédez tout simplement pas assez de bande passante pour tout obtenir. Si votre participant n'a pas assez de bande passante, vous aurez des retards de latence et il ou il ne pourra jamais bénéficier de l'expérience ou participer correctement. La quantité de bande passante nécessaire varie d'un système à l'autre et en plus conformément aux fonctionnalités que vous finirez par utiliser pendant la conférence. Des fonctionnalités telles que par exemple le partage vidéo, audio, à l'écran et aux applications ont des exigences différentes. Consultez votre fournisseur ou votre fournisseur pour découvrir quelles sont les exigences minimales de bande passante, et assurez-vous que tous vos emplacements ont en effet une bande passante suffisante.

Testez vos caméras en ligne pour noter qu'elles fonctionnent correctement.

Si la vidéo sera sans aucun doute impliquée aux emplacements, assurez-vous que le positionnement a testé leur appareil photo pour s'assurer que tout fonctionne de manière satisfaisante. Idéalement, toutes les caméras doivent être testées à partir du système de vidéoconférence ou de conférence Web que vous utiliserez. Une caméra qui fonctionne bien dans une seule application peut fonctionner différemment dans un autre système. Vérifiez-le à l'avance afin que vous n'ayez aucune surprise lors de votre conférence de la journée.

Vérifiez votre équipement de son à l'avance.

Si VoIP (Audio) sera probablement utilisé à partir de la réunion elle-même, assurez-vous que tous les participants ont les outils appropriés nécessaires, que ces outils soient des microphones, des casques et des haut-parleurs.

Fournissez à vos participants des informations d'accès appropriées avant la conférence.

Si l'audio sera sans aucun doute effectué via une conférence téléphonique audio, assurez-vous que tous les participants ont le numéro d'accès à composer et le PIN (numéro d'identification personnel), ils devront accéder à la décision.

Mener un "essai-run" de sa présentation avant la date de la conférence.

Les présentateurs ou les dirigeants de la conférence devraient pratiquer à l'avance. Dans le cas où une présentation sera sans aucun doute impliquée, assurez-vous que quiconque présentera sans aucun doute tout matériel a testé ce domaine du système de vidéoconférence ou de conférence Web. La présentation qui doit être utilisée doit être prouvée à une autre partie avant la date de la réunion spécifique.

Fournit des informations d'accès Web à vos participants bien avant la réunion.

Assurez-vous que tous vos participants apprennent à accéder à la vidéo et à la "salle de conférence". Envoyez un e-mail "lien" à chaque participant bien avant la réunion afin qu'il puisse facilement accéder à la réunion une fois le jour et l'heure appropriés ici.

Obtenez autant de formation que possible dans le système vidéo ou de conférence Web que vous utiliserez.

L'hôte doit être très familier et plus à l'aise avec le système de vidéoconférence ou de conférence Web qu'ils utiliseront. Si la formation émerge par votre fournisseur ou votre fournisseur, en bénéficiez, en bénéficiez pour se souvenir comme étant plus familiarisé avec le système. La connaissance du système vous aidera à organiser une réunion ou une conférence sans faille.

Effectuer une réunion de test avant le jour spécial.

Plus important encore! Effectuer une réunion d'essai ou deux avant le jour de la "grande" réunion. Les tests peuvent vous aider à éliminer autant de surprises que possible avant de rassembler tous vos participants. Un rassemblement sans problèmes techniques ira loin pour vous aider à atteindre les objectifs de sa conférence.

La clé d'une conférence en ligne efficace, que ce soit une conférence sur le Web, une vidéo ou peut-être une combinaison des deux, est la préparation, la préparation et la préparation. Plus vous vous préparez et plus vous vous entraînez, plus vos réunions Web seront sans aucun doute.