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Planifier Votre Première Réunion D'affaires

Posté le Septembre 24, 2021 par Thomas Lester

Tout d'abord, placez la date et établissez le calendrier. Il est important de préparer le calendrier bien à l'avance. Vous devez vous assurer que tout le monde a la possibilité de le regarder pour vous préparer et de vous donner des zones qui peuvent être incluses. Lors de la préparation d'un programme, envisagez l'objectif de la réunion. Combien de temps ça va durer? Combien de conférenciers / présentations y aura-t-il? Comment la réunion sera-t-elle progressive? Comment allez-vous atteindre votre objectif pour une réunion productive et réussie?

Deuxièmement, décidez d'un temps pour que la réunion commence et se termine. Il est très important que vous restiez la réunion dans les délais. Vous pouvez toujours revenir en arrière et revisiter les problèmes non résolus au fil du temps.

Troisièmement, découvrez qu'il faut être invité à la réunion. Identifiez ceux qui doivent être présents pour atteindre l'objectif de la réunion et inclure des personnes que vous pourriez avoir besoin d'inviter en raison de leur statut. Rendez cette étape plus facile en créant un processus de notification de réunion, que ce soit par e-mail ou par courrier ordinaire. Joignez le calendrier à l'avis afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde depuis le début. Soyez précis s'il y a des devoirs ou une préparation à l'avance pour les participants. Demandez à tous les participants de réagir pour garantir que tout le monde a reçu la communication.

Enfin, regardez attentivement les détails et la logistique. C'est là qu'une liste de contrôle est payante:

sélectionnant la zone et l'hébergement

Où est tenue la réunion? Est-il facilement accessible (oreans ou accès aux handicapés, espace confortable avec beaucoup de repos?

Vérifiez la température. Il n'y a rien de pire pour atténuer une réunion qu'une pièce confortable.

Identifiez où les salles de repos sont. Trouvez un endroit où les gens peuvent stocker des cas de disques et des bagages s'ils voyagent pour y assister.

Assurez-vous qu'il y a des tonnes de chaises avec de l'espace pour s'étaler en particulier s'il s'agit d'une réunion de "travail". [# # ]

Aurez-vous besoin d'un traducteur / s?

Gear

aurez-vous besoin d'un équipement AV et de présentation dans l'assemblage? Les présentateurs ont-ils besoin de la même chose? (Vérifiez les microphones et les préférences du podium.) Assurez-vous de découvrir ces informations bien à l'avance afin que vous puissiez prendre les bonnes dispositions.

Testez tous les équipements avant le début de la réunion. Si possible, ayez un technicien Préparé à faire face à tout snafus qui pourrait avoir lieu.

Fournit

Avoir des badges, des crayons, des coussinets de papier et d'autres fournitures d'assemblage essentiels disponibles.

Les fichiers sont-ils requis? Y aura-t-il des documents et des matériaux qui devront être préparés?

Les faire bien à l'avance en cas d'erreurs.

Assist

Ayez un individu assis à l'extérieur de la zone pour le test.

Distribuez des documents ou des documents à l'enregistrement et enregistrer les participants.

Sécuriser quelqu'un de prendre des notes avant le début de la réunion.

Si vous souhaitez enregistrer la procédure, dites à tout le monde à l'avance que vous enregistrez.

Rafraîchissements

Ayez du jus, de l'eau, du thé et du café disponibles. Si la réunion couvre un repas, vous devrez également offrir de la nourriture. Faites les dispositions à l'avance et faites-la livrer à l'assemblage afin de ne pas interrompre le débit. Gardez à l'esprit les demandes alimentaires spéciales. Il est toujours préférable d'acheter quelques articles végétariens.

Breaks

En fonction de la durée de la réunion, une ou plusieurs pauses peuvent être nécessaires. Soyez précis sur le temps alloué à la pause et reprenez la réunion à temps si tous les participants sont revenus ou non.

Peu importe à quel point vous êtes bien préparé, il y a toujours un problème imprévu. Ne laissez pas cela vous faire bouger. Rouler avec le flux. Dans le cas où vous auriez utilisé ces conseils, vous pouvez vous sentir assuré que vous avez fait vos devoirs. Si quelque chose ne va pas, soyez prêt à le réparer rapidement et doucement. Et gardez à l'esprit que tout peut arriver même au planificateur de réunion le plus expérimenté. Utilisez l'événement comme élément de construction pour de futures réunions réussies.