Delapan Langkah Menuju Konferensi Video Atau Web Yang Sukses

Video atau konferensi web yang sukses benar -benar dapat menaikkan perusahaan Anda. Konferensi online saat ini menghubungkan orang-orang dengan cara yang tidak mungkin terjadi di era pra-internet. Namun, sama kuatnya instrumen seperti konferensi online, ini paling efektif ketika Anda menyiapkan konferensi Anda dengan benar. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda coba bantu menjamin video atau konferensi web Anda berikutnya adalah kesuksesan yang baik.

Pastikan semua peserta Anda memiliki bandwidth yang cukup di lokasi mereka.

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada mencoba menonton video online setelah Anda tidak memiliki cukup bandwidth untuk mendapatkan semuanya. Jika peserta Anda tidak memiliki bandwidth yang cukup, Anda akan memiliki keterlambatan latensi dan dia tidak akan pernah dapat memperoleh manfaat dari pengalaman atau berpartisipasi dengan benar. Jumlah bandwidth yang diperlukan adalah bervariasi dari sistem ke sistem dan selain sesuai dengan fitur apa yang akan Anda gunakan melalui konferensi. Fitur seperti misalnya video, audio, layar dan berbagi aplikasi memiliki persyaratan yang berbeda. Konsultasikan dengan vendor atau penyedia Anda untuk menemukan apa persyaratan bandwidth minimum, dan pastikan semua lokasi Anda memang memiliki bandwidth yang cukup.

Uji kamera online Anda untuk dicatat bahwa mereka berfungsi dengan baik.

Jika video pasti akan terlibat di lokasi, pastikan bahwa penentuan posisi telah menguji kamera mereka untuk memastikan bahwa semuanya bekerja dengan memuaskan. Idealnya, semua kamera harus diuji dari dalam video atau sistem konferensi web yang akan Anda gunakan. Kamera yang berfungsi dengan baik dalam satu aplikasi dapat bekerja secara berbeda dalam sistem lain. Periksa sebelumnya sehingga Anda tidak akan memiliki kejutan pada hari Anda di konferensi seseorang.

Periksa peralatan suara Anda sebelumnya.

Jika VoIP (audio) mungkin akan digunakan dari dalam pertemuan itu sendiri, pastikan bahwa semua peserta memiliki alat yang tepat diperlukan, apakah alat ini adalah mikrofon, headset, dan speaker.

Menyediakan informasi akses yang tepat bagi peserta Anda sebelum konferensi.

Jika audio pasti akan dilakukan melalui panggilan konferensi audio, pastikan semua peserta memiliki nomor akses untuk dipanggil dan PIN (nomor identifikasi pribadi) mereka harus mengakses keputusan.

Lakukan "uji coba" dari presentasi seseorang sebelum tanggal konferensi.

Presenter atau pemimpin konferensi harus berlatih sebelumnya. Dalam hal presentasi tidak diragukan lagi akan terlibat, pastikan bahwa siapa pun yang tidak diragukan lagi akan menghadirkan materi apa pun telah menguji area ini dari sistem konferensi video atau web. Presentasi yang akan digunakan harus dibuktikan ke pihak lain sebelum tanggal pertemuan tertentu.

Suplai Informasi akses web kepada peserta Anda jauh sebelum rapat.

Pastikan semua peserta Anda belajar cara mengakses "ruang konferensi" video dan web. Kirim email "tautan" ke setiap peserta jauh sebelum pertemuan sehingga mereka dapat dengan mudah mengakses pertemuan setelah hari dan waktu yang tepat ada di sini.

Dapatkan pelatihan sebanyak mungkin di sistem video atau konferensi web yang akan Anda gunakan.

Tuan rumah seharusnya sangat akrab dan lebih nyaman dengan sistem konferensi video atau web yang akan mereka gunakan. Jika pelatihan muncul oleh vendor atau penyedia Anda, maka manfaatkan dari ini untuk diingat lebih banyak berkenalan dengan sistem. Pengetahuan tentang sistem akan membantu Anda menjadi tuan rumah pertemuan atau konferensi tanpa cacat.

Lakukan rapat tes sebelum hari istimewa.

Yang paling penting! Lakukan satu atau dua rapat tes sebelum hari pertemuan "besar". Tes dapat membantu Anda menghilangkan kejutan sebanyak mungkin sebelum Anda mengumpulkan semua peserta Anda. Pertemuan yang bebas dari gangguan teknis akan jauh untuk membantu Anda mencapai tujuan konferensi seseorang.

Kunci untuk konferensi online yang efektif, apakah konferensi web, konferensi video atau mungkin kombinasi keduanya, adalah persiapan, persiapan, dan persiapan. Semakin banyak Anda mempersiapkan dan semakin banyak Anda berlatih, semakin tinggi pertemuan web Anda.