Merencanakan Pertemuan Bisnis Pertama Anda

Pertama, tempatkan tanggal dan tetapkan jadwal. Penting untuk mempersiapkan jadwal sebelumnya. Anda perlu memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk memeriksanya untuk bersiap dan memberi Anda umpan balik pada area yang mungkin harus dimasukkan. Dalam mempersiapkan agenda, membayangkan tujuan pertemuan. Berapa lama akan bertahan? Berapa banyak penutur/presentasi yang akan ada? Bagaimana kemajuan pertemuan? Bagaimana Anda mencapai target Anda untuk pertemuan yang produktif dan sukses?

Kedua, putuskan waktu untuk pertemuan untuk memulai dan mengakhiri. Sangat penting bagi Anda untuk menjaga pertemuan sesuai jadwal. Anda selalu dapat kembali dan meninjau kembali masalah yang belum terselesaikan sesuai waktu.

Ketiga, cari tahu bahwa harus diundang ke rapat. Identifikasi mereka yang harus hadir untuk mencapai tujuan pertemuan dan memasukkan orang -orang yang mungkin perlu Anda undang karena status mereka. Buat langkah ini lebih mudah dengan menyiapkan proses pemberitahuan pertemuan baik melalui email atau surat biasa. Lampirkan jadwal untuk pemberitahuan sehingga semua orang berada di halaman yang sama dari awal. Spesifik jika ada pekerjaan rumah atau persiapan di muka untuk para peserta. Minta semua peserta untuk bereaksi untuk menjamin semua orang telah menerima komunikasi.

Akhirnya, perhatikan lebih dekat pada detail dan logistik. Di sinilah daftar periksa terbayar:

Memilih area dan penginapan

Dimana pertemuan diadakan? Apakah mudah diakses (kursi roda atau akses handicap, ruang yang nyaman dengan banyak pengasingan?

Periksa suhunya. Tidak ada yang lebih buruk untuk meredam rapat selain kamar yang nyaman. adalah. Temukan tempat di mana orang dapat menyimpan tas kerja dan bagasi jika mereka bepergian untuk hadir.

Pastikan ada banyak kursi dengan ruang untuk menyebar terutama jika ini adalah pertemuan "bekerja". |

Apakah Anda akan membutuhkan penerjemah/s?

@+ @ gear @- @

Apakah Anda memerlukan peralatan AV dan presentasi dalam perakitan? Apakah presenter membutuhkan hal yang sama? (Periksa tentang mikrofon dan preferensi podium.) Pastikan untuk menemukan informasi ini jauh di muka sehingga Anda dapat membuat pengaturan yang tepat.

uji semua peralatan sebelum awal pertemuan. Jika memungkinkan memiliki teknisi siap berurusan dengan snafus yang mungkin terjadi.

Apakah file diperlukan? Apakah akan ada handout dan bahan yang perlu dipersiapkan?

Apakah mereka melakukannya dengan baik sebelumnya jika terjadi kesalahan.

Assist

Memiliki seseorang yang duduk di luar area untuk tes di.

Distribusi dokumen atau materi di check -in dan daftar peserta.

Amankan seseorang untuk mencatat sebelum pertemuan dimulai.

Jika Anda ingin merekam proses, beri tahu semua orang di depan bahwa Anda merekam.

Refreshments

Siapkan jus, air, teh, dan kopi. Jika pertemuan mencakup waktu makan, Anda juga harus menawarkan makanan. Buat pengaturan sebelumnya dan kirimkan ke perakitan agar tidak mengganggu aliran. Ingatlah permintaan diet khusus. Selalu terbaik untuk membeli beberapa barang vegetarian.

Breaks

Tergantung pada durasi pertemuan, satu atau lebih istirahat mungkin diperlukan. Jadilah spesifik tentang waktu yang dialokasikan untuk istirahat dan melanjutkan pertemuan tepat waktu jika semua peserta telah kembali atau tidak.

Tidak peduli seberapa baik Anda, Anda selalu ada masalah yang tidak terduga. Jangan biarkan itu membuat Anda bingung. Berguling dengan aliran. Jika Anda menggunakan tips ini, Anda dapat merasa yakin bahwa Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda. Jika ada yang salah, siap untuk memperbaikinya dengan cepat dan lembut. Dan ingatlah, apa pun dapat terjadi bahkan pada perencana pertemuan yang paling berpengalaman. Gunakan acara tersebut sebagai blok bangunan untuk pertemuan sukses di masa depan.