Pianificare Il Tuo Primo Incontro Di Lavoro

Innanzitutto, posizionare la data e stabilire il programma. È importante preparare il programma con largo anticipo. Devi assicurarti che tutti abbiano l'opportunità di cercarlo per prepararti e renderti da mangiare su aree che potrebbero essere incluse. Nel preparare un'agenda, immagina l'obiettivo della riunione. Quanto durerà? Quanti oratori/presentazioni ci saranno? In che modo l'avanzamento della riunione? Come raggiungerai il tuo obiettivo per una riunione produttiva e di successo?

In secondo luogo, decidi di iniziare la riunione. È molto importante mantenere la riunione nei tempi previsti. Puoi sempre tornare indietro e rivisitare problemi irrisolti man mano che il tempo lo consente.

Terzo, scopri che deve essere invitato alla riunione. Identifica coloro che devono essere presenti per raggiungere l'obiettivo dell'incontro e includere persone che potresti dover invitare a causa del loro status. Rendi questo passaggio più semplice impostando un processo di notifica della riunione sia via e -mail che per posta normale. Allega il programma all'avviso in modo che tutti siano sulla stessa pagina dall'inizio. Sii specifico se ci sono compiti a casa o preparazione anticipata per i partecipanti. Chiedi a tutti i partecipanti di reagire per garantire che tutti hanno ricevuto la comunicazione.

Infine, guarda attentamente i dettagli e la logistica. Qui è dove una lista di controllo paga:

Selezione dell'area e alloggio

Dove si sta tenendo la riunione? È facilmente accessibile (sedie a rotelle o accesso per disabili, spazio comodo con un sacco di prescindere?

Controlla la temperatura. Non c'è niente di peggio per smorzare un incontro di una stanza accogliente.

Identificare dove le stanze di riposo sono. Trova un luogo in cui le persone possono archiviare valigie e bagagli se viaggiano per partecipare.

Assicurati che ci siano tonnellate di sedie con spazio per distribuire in particolare se si tratta di una riunione "funzionante". |

Avrai bisogno di un traduttore/s?

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Avrai bisogno di AV e apparecchiature di presentazione nell'assemblaggio? I presentatori avranno bisogno dello stesso? (Controlla i microfoni e le preferenze del podio.) Assicurati di scoprire queste informazioni con largo anticipo in modo da poter prendere le giuste disposizioni.

testare tutte le attrezzature prima dell'inizio della riunione. Se possibile avere un tecnico Preparato a gestire qualsiasi snafus che potrebbe aver luogo.

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avere badge di nome, matite, cuscinetti di carta e altre forniture di montaggio essenziali disponibili.

Sono richiesti i file? Ci saranno volantini e materiali che dovranno essere preparati?

Falli in anticipo in caso di errori.

Assist

Avere un individuo seduto fuori dall'area per il test in.

Distribuire documenti o materiali al check -in e registra i partecipanti.

Assicurarsi qualcuno per prendere appunti prima dell'inizio dell'incontro.

Se vuoi registrarsi il procedimento, dice a tutti che stai registrando.

Refreements

Avere a disposizione succo di succo, acqua, tè e caffè. Se l'incontro copre un tempo di pasti, dovrai anche offrire cibo. Prendi le disposizioni in anticipo e fallo consegnare all'assemblea in modo da non interrompere il flusso. Tieni a mente richieste dietetiche speciali. È sempre meglio acquistare alcuni articoli vegetariani.

Breaks

A seconda della durata della riunione, potrebbero essere necessarie una o più pause. Sii specifico sul tempo assegnato alla pausa e riprendi la riunione in tempo se tutti i partecipanti sono tornati o meno.

Non importa quanto tu sia ben preparato, c'è sempre qualche problema imprevisto. Non lasciare che ti faccia agitare. Rotolare con il flusso. Nel caso in cui tu abbia usato questi suggerimenti, puoi sentirti sicuro di aver fatto i compiti. Se qualcosa va storto, sii pronto a ripararlo rapidamente e delicatamente. E tieni presente, tutto può succedere anche al pianificatore di incontri più esperto. Utilizzare l'evento come elemento degli elementi per i futuri riunioni di successo.