Oito Etapas Para Uma Videoconferência Ou Webconferência Bem-sucedida

Um vídeo ou uma conferência da web de sucesso realmente pode aumentar visivelmente sua empresa. A atualmente a conferência on-line está conectando pessoas de uma maneira que não foi possível na era pré-Internet. No entanto, por mais poderoso que seja um instrumento on -line, é mais eficaz quando você prepara suas conferências corretamente. Aqui estão algumas etapas que você pode tentar ajudar a garantir que seu próximo vídeo ou conferência da web seja um bom sucesso.

Verifique se todos os seus participantes têm largura de banda suficiente na localização deles.

Não há nada mais frustrante do que tentar assistir a um vídeo on -line quando você não possui largura de banda suficiente para obter tudo. Se o seu participante não tiver largura de banda suficiente, você terá atrasos na latência e nunca poderá se beneficiar da experiência ou participar corretamente. A quantidade de largura de banda necessária é varia de sistema para sistema e, além disso, de acordo com os recursos que você acabará usando durante a conferência. Recursos como, por exemplo, compartilhamento de vídeo, áudio, tela e aplicativos, têm requisitos diferentes. Consulte seu fornecedor ou fornecedor para descobrir quais são os requisitos mínimos de largura de banda e verifique se todos os seus locais realmente têm largura de banda suficiente.

Teste suas câmeras on -line para observar que estão funcionando corretamente.

Se, sem dúvida, o vídeo estiver envolvido nos locais, verifique se o posicionamento testou sua câmera para garantir que tudo esteja funcionando satisfatoriamente. Idealmente, todas as câmeras devem ser testadas no sistema de conferência de vídeo ou web que você usará. Uma câmera que está funcionando bem em um único aplicativo pode funcionar de maneira diferente em outro sistema. Verifique com antecedência para que você não tenha surpresas no seu dia da conferência.

Verifique seu equipamento de som com antecedência.

Se o VoIP (áudio) provavelmente será usado de dentro da reunião, certifique -se de que todos os participantes tenham as ferramentas adequadas necessárias, se essas ferramentas são microfones, fones de ouvido e alto -falantes.

Forneça aos seus participantes informações de acesso adequadas antes da conferência.

Se, sem dúvida, o áudio será realizado por meio de uma teleconferência de áudio, certifique -se de que todos os participantes tenham o número de acesso para discar e o PIN (número de identificação pessoal), eles terão que acessar a decisão.

Realize uma "corrida de julgamento" da apresentação de alguém antes da data da conferência.

Os apresentadores ou líderes da conferência devem praticar de antemão. Caso uma apresentação esteja, sem dúvida, envolvida, certifique -se de que quem sem dúvida apresentará qualquer material testou essa área do sistema de vídeo ou conferência da web. A apresentação a ser utilizada deve ser comprovada para outra parte antes da data da reunião específica.

Supply Web Access Information para seus participantes bem antes da reunião.

Certifique -se de que todos os seus participantes aprendam a acessar o vídeo e a "sala de conferências" da Web. Envie um "link" de e-mail para cada participante bem antes da reunião para que eles possam acessar facilmente a reunião assim que o dia e a hora apropriados chegarem.

Obtenha o máximo de treinamento possível no sistema de conferências de vídeo ou web que você usará.

O host deve ser muito familiar e mais confortável com o sistema de conferência de vídeo ou web que eles usarão. Se o treinamento surgir por seu fornecedor ou fornecedor, se beneficie disso para ser lembrado como mais familiarizado com o sistema. O conhecimento do sistema o ajudará a sediar uma reunião ou conferência impecável.

Realize uma reunião de teste antes do dia especial.

Mais importante! Realize uma reunião de teste ou duas antes do dia da reunião "grande". Os testes podem ajudá -lo a eliminar o máximo de surpresas que puder antes de reunir todos os seus participantes. Uma reunião livre de falhas técnicas vai longe para ajudá -lo a alcançar os objetivos da conferência de alguém.

A chave para uma conferência on -line eficaz, seja uma conferência na web, uma videoconferência ou talvez uma combinação de ambos, é a preparação, a preparação e a preparação. Quanto mais você se prepara e quanto mais pratica, maior será suas reuniões na web.