Planejando Sua Primeira Reunião De Negócios

Primeiro, coloque a data e estabeleça o cronograma. É importante preparar o cronograma com antecedência. Você precisa garantir que todos tenham a oportunidade de procurá -lo para se preparar e oferecer a você se alimentar em áreas que podem ter que ser incluídas. Ao preparar uma agenda, visualize o objetivo da reunião. Quanto tempo vai durar? Quantos palestrantes/apresentações haverá? Como o avanço da reunião? Como você alcançará sua meta para uma reunião produtiva e bem -sucedida?

Segundo, decida sobre um horário para a reunião começar e terminar. É muito importante que você mantenha a reunião dentro do cronograma. Você sempre pode voltar e revisitar problemas não resolvidos conforme o tempo permitir.

Terceiro, descubra que deve ser convidado para a reunião. Identifique aqueles que devem estar presentes para atingir o objetivo da reunião e incluir pessoas que você pode precisar convidar devido ao seu status. Facilite esta etapa, configurando um processo de notificação de reunião, seja por e -mail ou correio regular. Anexe o cronograma ao aviso para que todos estejam na mesma página desde o início. Seja específico se houver lição de casa ou preparação antecipada para os participantes. Peça a todos os participantes que reagam para garantir que todos receberam a comunicação.

Por fim, observe atentamente os detalhes e a logística. É aqui que uma lista de verificação compensa:

Selecionando a área e o alojamento

Onde está a reunião? É facilmente acessível (cadeira de rodas ou acesso por handicap, espaço confortável com um monte de classificação? são. Encontre um lugar onde as pessoas possam armazenar pastores e bagagem se estiverem viajando para participar. |

você precisará de um tradutor/s?

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Você precisará de equipamentos de AV e apresentação na montagem? Os apresentadores precisarão do mesmo? (Verifique os microfones e as preferências do pódio.) Certifique-se de descobrir essas informações com antecedência para que você possa tomar os arranjos certos. Preparado para lidar com qualquer snafus que possa ocorrer.

Os arquivos são necessários? Haverá folhetos e materiais que precisarão ser preparados?

Faça -os bem antes do tempo em caso de erros.

Assistente

Tenha um indivíduo sentado fora da área para o teste.

Distribua documentos ou materiais no check -in e registre os participantes.

Prenda alguém para fazer anotações antes do início da reunião.

Se você deseja gravar os procedimentos, diga a todos que você está gravando.

Refrescos

Tenha suco, água, chá e café disponíveis. Se a reunião cobrir uma hora das refeições, você também precisará oferecer comida. Faça os arranjos de antemão e entregue -o à Assembléia para não interromper o fluxo. Lembre -se de pedidos alimentares especiais. É sempre melhor comprar alguns itens vegetarianos.

Breaks

Dependendo da duração da reunião, uma ou mais intervalos podem ser necessários. Seja específico sobre o tempo alocado para o intervalo e retome a reunião a tempo se todos os participantes retornaram ou não.

Não importa o quão bem preparado você esteja, sempre há algum problema imprevisto. Não deixe que você fique confuso. Role com o fluxo. Caso você tenha usado essas dicas, você pode ter certeza de que fez sua lição de casa. Se algo der errado, esteja pronto para repará -lo de maneira rápida e suave. E lembre -se de que tudo pode acontecer até o planejador de reuniões mais experiente. Use o evento como um bloco de construção para futuras reuniões bem -sucedidas.