Планирование первой деловой встречи
Во -первых, поместите дату и установите график. Важно заранее подготовить график. Вы должны убедиться, что у каждого есть возможность просмотреть его, чтобы подготовиться и дать вам подачу обратно в области, которые, возможно, должны быть включены. При подготовке повестки дня представьте цель встречи. Как долго это будет продолжаться? Сколько ораторов/презентаций будет? Как продвигается собрание? Как вы достигнете своей цели для продуктивной и успешной встречи?
Во -вторых, определить время, чтобы собрание началась и закончилась. Очень важно, чтобы вы сохранили встречу по графику. Вы всегда можете вернуться назад и вернуться к неразрешенным проблемам, когда позволяет время.
В -третьих, узнайте, что нужно пригласить на встречу. Определите тех, кто должен присутствовать, чтобы достичь цели встречи и включить людей, которых вам может потребоваться пригласить из -за их статуса. Упрощайте этот шаг, настроив процесс уведомления о собрании, будь то по электронной почте или обычной почте. Прикрепите расписание к уведомлению, чтобы все были на одной странице с самого начала. Будьте конкретны, если есть домашнее задание или предварительная подготовка к посетителям. Попросите всех участников отреагировать на гарантию, что все получили общение.
Наконец, внимательно посмотрите на детали и логистику. Вот где контрольный список окупается:
Выбрать область и проживание
Где проводится встреча? Легко ли он доступен (инвалидные коляски или доступ в гандикап, удобное пространство с множеством серий? есть. Найдите место, где люди могут хранить портфели и багаж, если они путешествуют для посещения. |
вам понадобится переводчик/s? (Проверьте о микрофонах и предпочтениях по подиуму.) Должны открыть эту информацию заранее, чтобы вы могли сделать правильные договоренности. Готовится иметь дело с любым SNAFUS, который может произойти.
@+ @ предоставляет @- @
Иметь значки имени, карандаши, прокладки бумаги и другие доступные предметы для сборки.
Требуются файлы? Будут ли раздаточные материалы и материалы, которые должны быть подготовлены?
Сделайте их долго заранее в случае ошибок.
Assist
Иметь отдельное, сидящее за пределами области для тестирования.
Распределите документы или материалы при регистрации и зарегистрируйте посетителей.
Закрепите кого -то, чтобы делать заметки до начала встречи.
Если вы хотите закрепить разбирательство, расскажите всем впереди, что вы записываете.
Reworsments
Иметь сок, воду, чай и кофе. Если встреча охватывает время еды, вам также нужно предложить еду. Проведите расположение заранее и доставите его в сборку, чтобы не прервать поток. Имейте в виду специальные диетические запросы. Всегда лучше всего купить несколько вегетарианских предметов.
Breaks
В зависимости от продолжительности встречи может потребоваться один или несколько перерывов. Будьте конкретны в отношении времени, направленного на перерыв, и вовремя возобновите встречу, если все участники вернулись или нет.
Независимо от того, насколько вы подготовлены, всегда есть какая -то непредвиденная проблема. Не позволяйте этому взволнован. Катиться с потоком. Если вы использовали эти советы, вы можете почувствовать себя уверенными, что сделали домашнее задание. Если что -то пойдет не так, будьте готовы быстро и осторожно починить его. И имейте в виду, что все может произойти даже с самым опытным планировщиком собраний. Используйте мероприятие в качестве строительного блока для будущих успешных встреч.