Åtta Steg Till En Framgångsrik Video- Eller Webbkonferens

En framgångsrik video- eller webbkonferens kan verkligen öka ditt företag. Onlinekonferenser kopplar för närvarande människor på ett sätt som inte hade varit möjligt i före interntiden. Men lika kraftfullt instrument som online -konferenser är, är det mest effektivt när du redo dina konferenser ordentligt. Här är några steg som du kan försöka hjälpa till att garantera att din nästa video- eller webbkonferens är en bra framgång.

Se till att alla dina deltagare har tillräckligt med bandbredd på deras plats.

Det finns inget mer frustrerande än att försöka titta på en video online när du bara inte har tillräckligt med bandbredd för att få allt. Om din deltagare inte har tillräckligt med bandbredd kommer du att ha förseningar i latens och hon eller han kommer aldrig att kunna dra nytta av upplevelsen eller delta ordentligt. Mängden bandbredd som behövs varierar från system till system och dessutom i enlighet med vilka funktioner du kommer att hamna genom konferensen. Funktioner som till exempel video-, ljud-, skärm- och applikationsdelning har olika krav. Rådgör med din leverantör eller leverantör för att upptäcka vad minimikraven är, och se till att alla dina platser verkligen har tillräcklig bandbredd.

Testa dina onlinekameror för att notera att de fungerar korrekt.

Om video utan tvekan kommer att vara involverad på platserna, se till att positioneringen har testat sin kamera för att se till att allt fungerar tillfredsställande. Helst borde alla kameror testas från videokonferenssystemet du kommer att använda. En kamera som fungerar bra i en enda applikation kan fungera annorlunda inom ett annat system. Kontrollera det i förväg så att du inte har några överraskningar på din dag på sin konferens.

Kontrollera din ljudutrustning i förväg.

Om VoIP (ljud) förmodligen kommer att användas från själva mötet, se till att alla deltagare har rätt verktyg som behövs, oavsett om dessa verktyg är mikrofoner, headset och högtalare.

Levererar dina deltagare med korrekt åtkomstinformation före konferensen.

Om ljud utan tvekan kommer att genomföras via ett ljudkonferenssamtal, se till att alla deltagare har åtkomstnumret att ringa in och PIN -koden (personlig identifieringsnummer) kommer de att få åtkomst till beslutet.

Genomför en "rättegång" av ens presentation före konferensdatumet.

Presentatörerna eller ledarna för konferensen bör öva i förväg. Om en presentation utan tvekan kommer att vara involverad, se till att den som utan tvekan kommer att presentera något material har testat detta område i videokonferenssystemet. Presentationen som ska användas bör bevisas för en annan part före dagen för det specifika mötet.

Leverera information om webbåtkomst till dina deltagare långt före mötet.

Se till att alla dina deltagare lär sig hur du får åtkomst till videon och webben "konferensrum". Skicka en e-post "länk" till varje deltagare långt före mötet så att de enkelt kan komma åt mötet när rätt dag och tid är här.

Få lika mycket utbildning som möjligt i videokonferenssystemet du kommer att använda.

Värden borde vara mycket bekant och bekvämare med videokonferenssystemet de kommer att använda. Om utbildningen dyker upp av din leverantör eller leverantör, dra nytta av detta för att komma ihåg som mer bekant med systemet. Kunskap om systemet hjälper dig att vara värd för ett felfritt möte eller konferens.

Utför ett testmöte före den speciella dagen.

Viktigast! Utför ett testmöte eller två före dagen för det "stora" mötet. Tester kan hjälpa dig att eliminera så mycket överraskningar som du möjligen kan innan du samlar alla dina deltagare. En samling som är fri från tekniska fel kommer att gå långt för att hjälpa dig att uppnå målen för ens konferens.

Nyckeln till en effektiv online -konferens, vare sig en webbkonferens, en videokonferens eller kanske en kombination av båda, är förberedelser, förberedelser och förberedelser. Ju mer du förbereder dig och ju mer du utövar, desto högre kommer dina webbmöten utan tvekan att vara.