Planerar Ditt Första Affärsmöte

Placera först datumet och fastställa schemat. Det är viktigt att förbereda schemat i god tid. Du måste se till att alla har en möjlighet att titta över för att bli beredd och ge dig återkoppling på områden som kan behöva inkluderas. När du förbereder en agenda, föreställ dig målet för mötet. Hur länge kommer det vara? Hur många högtalare/presentationer kommer det att finnas? Hur kommer mötesutvecklingen? Hur kommer du att uppnå ditt mål för ett produktivt och framgångsrikt möte?

För det andra, bestäm om en tid för att mötet ska starta och slut. Det är mycket viktigt att du håller mötet enligt schema. Du kan alltid gå tillbaka och besöka olösta problem när tiden tillåter.

För det tredje, ta reda på att det måste bjudas in till mötet. Identifiera de som måste vara närvarande för att uppnå målet för mötet och inkludera människor som du kan behöva bjuda in på grund av deras status. Gör detta steg enklare genom att ställa in en mötesmeddelandeprocess, oavsett om det är via e -post eller regelbunden e -post. Bifoga schemat till meddelandet så att alla är på samma sida från början. Var specifik om det finns läxor eller förberedelser för de deltagande. Be alla deltagare att reagera för att garantera att alla har fått kommunikationen.

Slutligen, titta noga på detaljerna och logistiken. Det är här en checklista lönar sig:

Att välja område och logi

Var hålls mötet? Är det lättillgängligt (rullstolar eller handikappåtkomst, bekvämt utrymme med massor av sating?

Kontrollera temperaturen. Det finns inget värre att dämpa ett möte än ett mysigt rum.

Identifiera var resten rummen är. Hitta en plats där människor kan lagra portföljer och bagage om de reser för att delta.

Se till att det finns massor av stolar med utrymme att sprida sig särskilt om detta är ett "arbetande" möte. |- |

kommer du att behöva en översättare/s?

@+ @ Gear @- @

Kommer du att behöva AV och presentationsutrustning i montering? Kommer presentatörerna att behöva samma? (Kontrollera mikrofoner och podiumpreferenser.) Se till att upptäcka denna information i god tid så att du kan göra rätt arrangemang.

Testa all utrustning före mötets början. Om det är möjligt att ha en teknik Förberedd att hantera alla snafus som kan äga rum.

@+ @ tillhandahåller @- @

Har namnmärken, pennor, pappersunderlag och andra viktiga monteringsmaterial tillgängliga.

Krävs filer? Kommer det att finnas utdelningar och material som måste förberedas?

Låt dem göra sig väl i förväg i händelse av fel.

Assist

Ha en individ som sitter utanför området för testet i.

Distribuera dokument eller material vid incheckning och registrera deltagare.

Säkra någon att ta anteckningar innan mötet börjar.

Om du vill tejpa förfarandena berätta för alla framför att du registrerar.

Förfriskningar

Ha juice, vatten, te och kaffe tillgängligt. Om mötet täcker en måltid måste du också erbjuda mat. Gör arrangemangen i förväg och få den levererad till församlingen för att inte avbryta flödet. Håll speciella dietförfrågningar i åtanke. Det är alltid bäst att köpa några vegetariska föremål.

Breaks

Beroende på mötets varaktighet kan en eller flera pauser krävas. Var specifik när det gäller den tid som tilldelats avbrottet och återupptas mötet i tid om alla deltagare har återvänt eller inte.

Oavsett hur väl förberedd du är finns det alltid någon oförutsedd fråga. Låt inte det bli bländat. Rulla med flödet. Om du har använt dessa tips kan du känna dig säker på att du har gjort dina läxor. Om något går fel, var redo att reparera det snabbt och försiktigt. Och kom ihåg att allt kan hända även till den mest erfarna mötesplaneraren. Använd evenemanget som en byggsten för framtida framgångsrika möten.