Başarılı Bir Video Veya Web Konferansı İçin Sekiz Adım

Başarılı bir video veya web konferansı gerçekten şirketinizi belirgin bir şekilde artırabilir. Çevrimiçi konferans şu anda insanları internet öncesi dönemde mümkün olmayan bir şekilde birleştiriyor. Bununla birlikte, çevrimiçi konferans kadar güçlü bir araç olduğu gibi, konferanslarınızı düzgün bir şekilde hazırladığınızda en etkilidir. İşte bir sonraki videonuzun veya web konferansınızın iyi bir başarı olduğunu garanti etmeyi deneyebileceğiniz birkaç adım.

Tüm katılımcılarınızın bulunduğu yerde yeterli bant genişliğine sahip olduğundan emin olun.

Her şeyi elde etmek için yeterli bant genişliğine sahip olmadığınızda çevrimiçi bir video izlemeye çalışmaktan daha sinir bozucu bir şey yoktur. Katılımcınızın yeterli bant genişliğine sahip değilse, gecikme gecikmeleriniz olacak ve o asla deneyimden yararlanamayacak veya düzgün bir şekilde katılamayacaktır. Gereken bant genişliği miktarı, sistemden sisteme değişir ve ayrıca konferans boyunca hangi özellikleri kullanacağınıza uygun olarak değişir. Örneğin video, ses, ekran ve uygulama paylaşımı gibi özelliklerin farklı gereksinimleri vardır. Minimum bant genişliği gereksinimlerinin ne olduğunu keşfetmek için satıcınıza veya sağlayıcınıza danışın ve tüm konumlarınızın gerçekten yeterli bant genişliğine sahip olduğundan emin olun.

Düzgün çalıştıklarını belirtmek için çevrimiçi kameralarınızı test edin.

Video şüphesiz konumlarda yer alacaksa, konumlandırmanın her şeyin tatmin edici bir şekilde çalıştığından emin olmak için kameralarını test ettiğinden emin olun. İdeal olarak, tüm kameralar kullanacağınız video veya web konferans sisteminden test edilmelidir. Tek bir uygulamada iyi çalışan bir kamera, başka bir sistemde farklı çalışabilir. Önceden kontrol edin, böylece konferans gününüzde herhangi bir sürpriz olmayacaksınız.

Ses ekipmanınızı önceden kontrol edin.

VoIP (Audio) muhtemelen toplantının kendisinden kullanılacaksa, bu araçların mikrofonlar, kulaklıklar ve hoparlörler olsun, tüm katılımcıların gerekli araçlara sahip olduğundan emin olun.

Katılımcılarınıza konferanstan önce uygun erişim bilgileri sağlayın.

Ses şüphesiz bir ses konferansı görüşmesi yoluyla gerçekleştirilecekse, tüm katılımcıların aranacak erişim numarasına sahip olduğundan ve PIN (kişisel kimlik numarası) kararına erişmeleri gerektiğinden emin olun.

Konferans tarihinden önce sunumunun "deneme sürecini" gerçekleştirin.

Konferansın sunum yapanları veya liderleri önceden pratik yapmalıdır. Bir sunumun şüphesiz dahil olması durumunda, şüphesiz kimin herhangi bir materyali sunacaksa, video veya web konferans sisteminin bu alanını test ettiğinden emin olun. Kullanılacak sunum, belirli toplantı tarihinden önce başka bir tarafa kanıtlanmalıdır.

Toplantıdan önce katılımcılarınıza web erişim bilgileri tedarik edin.

Tüm katılımcılarınızın video ve web "konferans salonuna" nasıl erişeceğinizi öğrendiklerinden emin olun. Toplantıdan önce her katılımcıya bir e-posta "bağlantısı" gönderin, böylece uygun gün ve saat burada olduktan sonra toplantıya kolayca erişebilirler.

Kullanacağınız video veya web konferans sisteminde mümkün olduğunca fazla eğitim alın.

Ev sahibi, kullanacakları video veya web konferans sistemi ile çok tanıdık ve daha rahat olmalıdır. Tedarikçiniz veya sağlayıcınız tarafından eğitim ortaya çıkarsa, sistemle daha fazla bilgi sahibi olarak hatırlanmak için bundan yararlanın. Sistemin bilgisi, kusursuz bir toplantı veya konferansa ev sahipliği yapmanıza yardımcı olacaktır.

Özel günden önce bir test toplantısı yapın.

En önemlisi! "Büyük" toplantı gününden önce bir veya iki test toplantısı yapın. Testler, tüm katılımcılarınızı toplamadan önce mümkün olduğunca sürprizleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir. Teknik aksaklıklardan arınmış bir toplantı, kişinin konferansının hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olmak için çok ileri gidecek.

Bir web konferansı, bir video konferansı veya belki de her ikisinin bir kombinasyonu olsun, etkili bir çevrimiçi konferansın anahtarı hazırlık, hazırlık ve hazırlıktır. Ne kadar çok hazırlarsanız ve ne kadar çok pratik yaparsanız, web toplantılarınız şüphesiz o kadar yüksek olacaktır.