İlk İş Toplantınızı Planlama

İlk olarak, tarihi yerleştirin ve programı oluşturun. Programı önceden hazırlamak önemlidir. Herkesin hazırlanmak ve dahil edilmesi gereken alanlarda geri beslemek için ona bakma fırsatına sahip olmanız gerekir. Bir gündem hazırlarken, toplantının amacını öngörün. Ne kadar sürecek? Kaç konuşmacı/sunum olacak? Toplantı nasıl ilerleyecek? Üretken ve başarılı bir toplantı için hedefinize nasıl ulaşacaksınız?

İkincisi, toplantının başlaması ve bitmesi için bir zamana karar verin. Toplantıyı programda tutmanız çok önemlidir. Zaman izin verdikçe her zaman geri dönebilir ve çözülmemiş sorunları tekrar ziyaret edebilirsiniz.

Üçüncüsü, toplantıya davet edilmesi gerektiğini öğrenin. Toplantının amacına ulaşmak için hazır bulunması gerekenleri belirleyin ve statüleri nedeniyle davet etmeniz gereken kişileri dahil edin. E -posta veya normal posta yoluyla bir toplantı bildirim süreci ayarlayarak bu adımı kolaylaştırın. Programı, herkesin başından beri aynı sayfada olması için bildirime ekleyin. Katılımcılara ödev veya önceden hazırlık varsa spesifik olun. Herkesin iletişimi aldığını garanti etmek için tüm katılımcılardan tepki vermelerini isteyin.

Son olarak, ayrıntılara ve lojistiğe yakından bakın. Burası bir kontrol listesi ödüyor:

Alanı seçmek ve konaklama

Toplantı nerede yapılıyor? Kolayca erişilebilir mi (tekerlekli sandalyeler veya handikap erişimi, lokasyon yüklü rahat alan?

sıcaklığı kontrol edin. Bir toplantıyı rahat bir odadan daha kötü bir şey yok.

Dinlenme odalarının nerede olduğunu belirleyin insanların katılmak için seyahat ediyorlarsa evrak çantaları ve bagaj depolayabileceği bir yer bulun.

Özellikle "çalışan" toplantıysa yayılacak tonlarca sandalye olduğundan emin olun. |- |

bir çevirmen/s'ye ihtiyacınız olacak mı? (Mikrofonları ve podyum tercihlerini kontrol edin.) Doğru düzenlemeleri yapabilmeniz için bu bilgileri önceden keşfetmenizden emin olun.

Toplantının başlamasından önce tüm ekipmanı test edin. Mümkünse bir teknisyeniz var gerçekleşebilecek herhangi bir snafus ile başa çıkmak için hazırlanmıştır.

@+ @ @- @

ad rozetleri, kalem, kağıt pedleri ve diğer temel montaj malzemeleri mevcuttur.

Dosyalar gerekli mi? Hazırlanması gereken çalışma kağıtları ve malzemeler olacak mı?

Hatalar durumunda onları önceden iyi yapmalarını sağlayın.

Assist

Test için alanın dışında oturan bir birey var.

Belgeleri veya materyalleri check -in olarak dağıtın ve katılımcıları kaydedin.

Toplantı başlamadan önce birini not almasını sağlayın.

Bildirileri bantlamak istiyorsanız, herkese kaydettiğinizi söyleyin.

Seasonments

Meyve suyu, su, çay ve kahve bulundurun. Toplantı bir yemek zamanını kapsıyorsa, yemek de sunmanız gerekir. Düzenlemeleri önceden yapın ve akışı kesintiye uğratmamak için montaja teslim edilmesini sağlayın. Özel diyet isteklerini aklınızda bulundurun. Birkaç vejetaryen ürün satın almak her zaman en iyisidir.

Breaks

Toplantı süresine bağlı olarak bir veya daha fazla mola gerekebilir. Tüm katılımcılar geri dönüp geri dönmemişse, molaya tahsis edilen zaman hakkında spesifik olun ve toplantıya zamanında devam edin.

Ne kadar iyi hazır olursanız olun, her zaman beklenmedik bir sorun vardır. Sizi kızdırmasına izin vermeyin. Akışla yuvarlayın. Bu ipuçlarını kullandıysanız, ödevinizi yaptığınızdan emin olabilirsiniz. Bir şeyler ters giderse, hızlı ve nazikçe onarmaya hazır olun. Ve unutmayın, en deneyimli toplantı planlayıcısına bile her şey olabilir. Etkinliği gelecekteki başarılı toplantılara bir yapı taşı olarak kullanın.