Tám Bước đến Một Video Hoặc Hội Nghị Web Thành Công

Một hội nghị video hoặc web thành công thực sự có thể nâng cao công ty của bạn. Hội nghị trực tuyến hiện đang kết nối mọi người theo cách không thể thực hiện được trong kỷ nguyên tiền internet. Tuy nhiên, một công cụ mạnh mẽ như hội nghị trực tuyến, nó là hiệu quả nhất khi bạn sẵn sàng các hội nghị của mình đúng cách. Dưới đây là một vài bước mà bạn có thể thử trợ giúp đảm bảo video hoặc hội nghị web tiếp theo của bạn là một thành công tốt.

Đảm bảo tất cả những người tham dự của bạn có đủ băng thông tại vị trí của họ.

Không có gì khó chịu hơn là cố gắng xem video trực tuyến một khi bạn không sở hữu đủ băng thông để có được mọi thứ. Nếu người tham gia của bạn không có đủ băng thông, bạn sẽ có độ trễ độ trễ và cô ấy hoặc anh ấy sẽ không bao giờ có thể hưởng lợi từ trải nghiệm hoặc tham gia đúng cách. Số lượng băng thông cần thiết là thay đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác và ngoài ra theo những tính năng bạn sẽ sử dụng thông qua hội nghị. Các tính năng như ví dụ video, âm thanh, màn hình và chia sẻ ứng dụng có các yêu cầu khác nhau. Tham khảo ý kiến ​​nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của bạn để khám phá các yêu cầu băng thông tối thiểu là gì và đảm bảo tất cả các địa điểm của bạn thực sự có đủ băng thông.

Kiểm tra máy ảnh trực tuyến của bạn để lưu ý rằng họ đang hoạt động bình thường.

Nếu video chắc chắn sẽ được tham gia tại các vị trí, hãy đảm bảo rằng việc định vị đã kiểm tra máy ảnh của họ để đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động thỏa đáng. Lý tưởng nhất, tất cả các camera phải được kiểm tra từ bên trong hệ thống hội nghị truyền hình hoặc hội nghị web mà bạn sẽ sử dụng. Một máy ảnh hoạt động tốt trong một ứng dụng có thể hoạt động khác nhau trong một hệ thống khác. Kiểm tra trước đó để bạn sẽ không có bất ngờ nào trong ngày hội nghị của một người.

Kiểm tra thiết bị âm thanh của bạn trước.

Nếu VoIP (âm thanh) có thể sẽ được sử dụng từ trong chính cuộc họp, hãy chắc chắn rằng tất cả những người tham dự đều có các công cụ thích hợp cần thiết, cho dù các công cụ này là micrô, tai nghe và loa.

Cung cấp cho người tham gia của bạn thông tin truy cập thích hợp trước hội nghị.

Nếu âm thanh chắc chắn sẽ được thực hiện thông qua cuộc gọi hội nghị âm thanh, hãy khiến tất cả người tham dự có số truy cập để quay số và mã PIN (số nhận dạng cá nhân), họ sẽ phải truy cập quyết định.

Tiến hành "chạy thử" của bài thuyết trình trước ngày hội nghị.

Những người thuyết trình hoặc lãnh đạo của hội nghị nên thực hành trước. Trong trường hợp một bài thuyết trình chắc chắn sẽ có liên quan, hãy chắc chắn rằng bất cứ ai chắc chắn sẽ trình bày bất kỳ tài liệu nào đã thử nghiệm khu vực này của hệ thống hội nghị video hoặc hội nghị web. Bài thuyết trình sẽ được sử dụng nên được chứng minh cho một bên khác trước ngày họp cụ thể.

Cung cấp thông tin truy cập web cho người tham gia của bạn trước cuộc họp.

Hãy chắc chắn rằng tất cả những người tham gia của bạn học cách truy cập "Phòng hội nghị" video và web. Gửi một "liên kết" e-mail đến mỗi người tham gia trước cuộc họp để họ có thể dễ dàng truy cập cuộc họp sau ngày và thời gian thích hợp ở đây.

Được đào tạo càng nhiều càng tốt trong hệ thống video hoặc hội nghị web mà bạn sẽ sử dụng.

Máy chủ phải rất quen thuộc và thoải mái hơn với hệ thống hội nghị truyền hình hoặc hội nghị web mà họ sẽ sử dụng. Nếu đào tạo xuất hiện bởi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của bạn, thì hãy hưởng lợi từ việc này để được ghi nhớ là quen thuộc hơn với hệ thống. Kiến thức về hệ thống sẽ hỗ trợ bạn tổ chức một cuộc họp hoặc hội nghị hoàn hảo.

Tiến hành một cuộc họp kiểm tra trước ngày đặc biệt.

Quan trọng nhất! Tiến hành một cuộc họp thử nghiệm hoặc hai trước ngày diễn ra cuộc họp "lớn". Các bài kiểm tra có thể giúp bạn loại bỏ nhiều bất ngờ nhất có thể trước khi bạn thu thập tất cả những người tham dự. Một cuộc tụ tập không có trục trặc kỹ thuật sẽ đi xa để hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu của một hội nghị.

Chìa khóa cho một hội nghị trực tuyến hiệu quả, cho dù là một hội nghị web, một hội nghị video hay có lẽ là sự kết hợp của cả hai, là sự chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị. Bạn càng chuẩn bị và bạn càng thực hành nhiều, các cuộc họp web của bạn chắc chắn sẽ càng cao.