Lập Kế Hoạch Cuộc Họp Kinh Doanh đầu Tiên Của Bạn

Đầu tiên, đặt ngày và thiết lập lịch trình. Điều quan trọng là phải chuẩn bị lịch trình trước. Bạn cần đảm bảo tất cả mọi người có cơ hội để xem xét nó để chuẩn bị và cung cấp cho bạn thức ăn trở lại trên các khu vực có thể phải được đưa vào. Khi chuẩn bị một chương trình nghị sự, hình dung mục tiêu của cuộc họp. Nó sẽ kéo dài trong bao lâu? Có bao nhiêu diễn giả/bài thuyết trình sẽ có? Cuộc họp sẽ tiến bộ như thế nào? Làm thế nào bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình cho một cuộc họp hiệu quả và thành công?

Thứ hai, quyết định một thời gian để cuộc họp bắt đầu và kết thúc. Điều rất quan trọng là bạn giữ cuộc họp đúng tiến độ. Bạn luôn có thể quay lại và xem lại các vấn đề chưa được giải quyết khi thời gian cho phép.

Thứ ba, tìm ra rằng phải được mời đến cuộc họp. Xác định những người phải có mặt để hoàn thành mục tiêu của cuộc họp và bao gồm những người mà bạn có thể cần mời do tình trạng của họ. Làm cho bước này dễ dàng hơn bằng cách thiết lập một quy trình thông báo cuộc họp cho dù là qua email hay thư thông thường. Đính kèm lịch trình vào thông báo để mọi người ở cùng một trang ngay từ đầu. Hãy cụ thể nếu có bài tập về nhà hoặc chuẩn bị trước cho những người tham dự. Yêu cầu tất cả những người tham gia phản ứng để đảm bảo mọi người đã nhận được thông tin liên lạc.

Cuối cùng, nhìn kỹ vào các chi tiết và hậu cần. Đây là nơi một danh sách kiểm tra được đền đáp:

Chọn khu vực và chỗ ở

Cuộc họp được tổ chức ở đâu? Có thể dễ dàng truy cập dễ dàng (xe lăn hoặc truy cập khuyết tật, không gian thoải mái với vô số điều kiện không?

là. Tìm một nơi mà mọi người có thể lưu trữ các cặp và hành lý nếu họ đi du lịch để tham dự.

|

Bạn sẽ cần một người dịch/s?

(Kiểm tra về micro và sở thích bục giảng. Chuẩn bị để đối phó với bất kỳ snafus nào có thể diễn ra.

@+ @ cung cấp @- @

Các tập tin có được yêu cầu không? Sẽ có tài liệu và tài liệu sẽ cần được chuẩn bị?

Có chúng được thực hiện tốt trước thời hạn trong trường hợp lỗi.

Hỗ trợ

Có một cá nhân ngồi bên ngoài khu vực để kiểm tra.

Phân phối tài liệu hoặc tài liệu khi kiểm tra và đăng ký người tham dự.

Đảm bảo ai đó ghi chú trước khi cuộc họp bắt đầu.

Nếu bạn muốn ghi âm các thủ tục tố tụng hãy nói với mọi người trước rằng bạn đang ghi âm.

Giải khát

Có nước trái cây, nước, trà và cà phê có sẵn. Nếu cuộc họp bao gồm một bữa ăn, bạn cũng sẽ cần cung cấp thực phẩm. Thực hiện các sắp xếp trước và được giao cho Hội đồng để không làm gián đoạn dòng chảy. Hãy ghi nhớ các yêu cầu ăn kiêng đặc biệt. Luôn luôn là tốt nhất để mua một vài món ăn chay.

Breaks

Tùy thuộc vào thời gian của cuộc họp, một hoặc nhiều lần nghỉ có thể được yêu cầu. Hãy cụ thể về thời gian được phân bổ cho giờ nghỉ và tiếp tục cuộc họp đúng giờ nếu tất cả những người tham gia đã trở lại hay không.

Cho dù bạn luôn chuẩn bị tốt như thế nào thì luôn luôn có một số vấn đề không lường trước được. Đừng để nó khiến bạn bối rối. Cuộn với dòng chảy. Trong trường hợp bạn đã sử dụng những mẹo này, bạn có thể cảm thấy yên tâm rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà. Nếu có điều gì đó không ổn, hãy sẵn sàng sửa chữa nó một cách nhanh chóng và nhẹ nhàng. Và hãy nhớ rằng, bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra ngay cả với người lập kế hoạch gặp gỡ có kinh nghiệm nhất. Sử dụng sự kiện này như một khối xây dựng cho các cuộc họp thành công trong tương lai.