ثماني خطوات لعقد مؤتمر فيديو أو ويب ناجح

يمكن لمؤتمر فيديو أو ويب ناجح حقًا رفع شركتك بشكل ملحوظ. تقوم المؤتمرات عبر الإنترنت حاليًا بتوصيل الأشخاص بطريقة لم تكن ممكنة في عصر ما قبل Interternet. ومع ذلك ، كما هو الحال مع الأداة القوية مثل المؤتمر عبر الإنترنت ، فهي أكثر فاعلية عندما تكون جاهزًا للمؤتمرات بشكل صحيح. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك محاولة المساعدة في ضمان مقطع الفيديو التالي أو مؤتمر الويب الخاص بك نجاحًا جيدًا.

تأكد من أن جميع الحاضرين لديهم عرض نطاق كافٍ في موقعهم.

لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من محاولة مشاهدة مقطع فيديو عبر الإنترنت بمجرد عدم امتلاك عرض النطاق الترددي الكافي للحصول على كل شيء. إذا لم يكن لدى مشاركك عرض النطاق الترددي الكافي ، فستحصل على تأخير الكمون ولن تتمكن أبدًا من الاستفادة من التجربة أو المشاركة بشكل صحيح. تختلف كمية عرض النطاق الترددي المطلوب من نظام إلى آخر ، بالإضافة إلى ذلك وفقًا للميزات التي ستنتهي بها الأمر خلال المؤتمر. ميزات مثل الفيديو والصوت والشاشة والتطبيق على سبيل المثال لها متطلبات مختلفة. استشر بائعك أو مزودك لاكتشاف الحد الأدنى من متطلبات النطاق الترددي ، وتأكد من أن جميع مواقعك لديها بالفعل عرض نطاق كافٍ.

اختبر كاميراتك عبر الإنترنت لتشغيل أنها تعمل بشكل صحيح.

إذا كان الفيديو سيشارك بلا شك في المواقع ، فتأكد من أن تحديد المواقع قد اختبر الكاميرا للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل مرض. من الناحية المثالية ، يجب اختبار جميع الكاميرات من داخل الفيديو أو نظام مؤتمرات الويب التي ستستخدمها. قد تعمل الكاميرا التي تعمل بشكل جيد في تطبيق واحد بشكل مختلف داخل نظام آخر. تحقق من ذلك مسبقًا حتى لا يكون لديك أي مفاجآت في يومك في مؤتمر المرء.

تحقق من معدات الصوت الخاصة بك مسبقا.

إذا كان من المحتمل أن يتم استخدام VoIP (الصوت) من داخل الاجتماع نفسه ، فتأكد من أن جميع الحاضرين لديهم الأدوات المناسبة اللازمة ، سواء كانت هذه الأدوات هي الميكروفونات وسماعات الرأس والمكبرات الصوت.

توريد المشاركين مع معلومات الوصول المناسبة قبل المؤتمر.

إذا كان سيتم إجراء الصوت بلا شك من خلال مكالمة هاتفية صوتية ، فاحرص على الحصول على رقم الوصول إلى رقم الوصول للاتصال به و PIN (رقم التعريف الشخصي) سيتعين عليهم الوصول إلى القرار.

قم بإجراء "تشغيل تجريبي" لعرضه قبل تاريخ المؤتمر.

يجب أن يمارس مقدمو العروض أو قادة المؤتمر مسبقًا. في حالة مشاركة العرض التقديمي بلا شك ، تأكد من أن كل من سيقدم بلا شك أي مواد قام باختبار هذه المنطقة من نظام مؤتمرات الفيديو أو الويب. يجب أن يثبت العرض التقديمي الذي يجب استخدامه لطرف آخر قبل تاريخ الاجتماع المحدد.

Supply Web Access معلومات إلى المشاركين قبل الاجتماع.

تأكد من أن جميع المشاركين يتعلمون كيفية الوصول إلى الفيديو والويب "غرفة المؤتمرات". أرسل رسالة بريد إلكتروني إلى "رابط" إلى كل مشارك قبل الاجتماع جيدًا حتى يتمكنوا من الوصول بسهولة إلى الاجتماع بمجرد أن يكون اليوم والوقت المناسب هنا.

احصل على أكبر قدر ممكن من التدريب في نظام مؤتمر الفيديو أو الويب الذي ستستخدمه.

يجب أن يكون المضيف مألوفًا للغاية وأكثر راحة في الفيديو أو نظام مؤتمرات الويب الذي سيستخدمونه. إذا ظهر التدريب من قبل البائع أو المزود الخاص بك ، فاستفيد من ذلك لتذكره على أنه أكثر دراية بالنظام. ستساعدك معرفة النظام على استضافة اجتماع أو مؤتمر لا تشوبه شائبة.

إجراء اجتماع اختبار قبل اليوم الخاص.

الاكثر اهمية! إجراء اجتماع اختبار أو اثنين قبل يوم الاجتماع "الكبير". يمكن أن تساعدك الاختبارات على التخلص من أكبر قدر ممكن من المفاجآت قبل أن تجمع جميع الحاضرين. إن التجمع الخالي من الخلل التقني سيذهب بعيدًا لمساعدتك في تحقيق أهداف المؤتمر.

إن مفتاح مؤتمر فعال عبر الإنترنت ، سواء كان مؤتمراً على شبكة الإنترنت أو مؤتمر فيديو أو ربما مزيج من كليهما ، هو التحضير والإعداد والإعداد. كلما استعدت أكثر وكلما زادت ممارستك ، ، كلما زادت اجتماعات الويب الخاصة بك.