التخطيط لاجتماع عملك الأول

أولاً ، ضع التاريخ وإنشاء الجدول الزمني. من المهم إعداد الجدول الزمني مقدمًا. تحتاج إلى التأكد من أن كل شخص لديه فرصة للبحث عنه للاستعداد وإعطائك التغذية على المناطق التي قد يتعين تضمينها. في إعداد جدول أعمال ، تصور هدف الاجتماع. الى متى سوف يستمر؟ كم عدد المتحدثين/العروض التقديمية سيكون هناك؟ كيف سيتقدم الاجتماع؟ كيف ستحقق هدفك لمقابلة مثمرة وناجحة؟

ثانياً ، قرر وقتًا لبدء الاجتماع وينتهي. من المهم جدًا أن تحافظ على الاجتماع في الموعد المحدد. يمكنك دائمًا العودة وإعادة النظر في المشكلات التي لم يتم حلها كما يسمح الوقت.

ثالثًا ، اكتشف أنه يجب دعوته إلى الاجتماع. حدد أولئك الذين يجب أن يكونوا حاضرين لتحقيق هدف الاجتماع وتضمين أشخاص قد تحتاجهم إلى دعوتهم بسبب وضعهم. اجعل هذه الخطوة أسهل عن طريق إعداد عملية إشعار الاجتماع سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو البريد العادي. قم بإرفاق الجدول الزمني بالإشعار حتى يكون الجميع على نفس الصفحة من البداية. كن محددًا إذا كان هناك واجب منزلي أو إعداد مسبق للحضور. اطلب من جميع المشاركين أن يتفاعلوا لضمان تلقى الجميع الاتصال.

أخيرًا ، انظر عن كثب إلى التفاصيل والخدمات اللوجستية. هذا هو المكان الذي تدفعه قائمة المراجعة:

تحديد المنطقة والقيود

أين عقد الاجتماع؟ هل يمكن الوصول إليه بسهولة (الكراسي المتحركة أو الوصول إلى المعاقين ، مساحة مريحة مع الكثير من الكلام؟

تحقق من درجة الحرارة. هي. ابحث عن مكان يمكن للأشخاص حيث يمكن للأشخاص تخزين الحقائب والأمتعة إذا كانوا يسافرون للحضور. |

هل ستحتاج إلى مترجم/s؟ (تحقق من الميكروفونات وتفضيلات المنصة.) تأكد من اكتشاف هذه المعلومات مسبقًا حتى تتمكن من اتخاذ الترتيبات الصحيحة. على استعداد للتعامل مع أي snafus التي قد تحدث.

هل الملفات مطلوبة؟ هل ستكون هناك نشرات ومواد ستحتاج إلى إعدادها؟

اجعلهم يفعلون جيدًا في وقت مبكر في حالة وجود أخطاء.

Assist

لديك فرد يجلس خارج المنطقة للاختبار في.

توزيع المستندات أو المواد عند تسجيل الوصول وتسجيل الحاضرين.

تأمين شخص ما لتدوين الملاحظات قبل بدء الاجتماع.

إذا كنت ترغب في ربط الإجراءات ، فأخبر الجميع مقدمًا بأنك تسجل.

repigments

تناول العصير والماء والشاي والقهوة المتاحة. إذا كان الاجتماع يغطي وقت الوجبات ، فستحتاج أيضًا إلى تقديم الطعام. قم بإجراء الترتيبات مسبقًا وقم بتسليمها إلى التجميع حتى لا تقاطع التدفق. ضع الطلبات الغذائية الخاصة في الاعتبار. من الأفضل دائمًا شراء بعض العناصر النباتية.

breaks

اعتمادًا على مدة الاجتماع ، قد تكون هناك حاجة إلى فترات راحة واحدة أو أكثر. كن محددًا بشأن الوقت المخصص للكسر واستأنف الاجتماع في الوقت المحدد إذا عاد جميع المشاركين أم لا.

بغض النظر عن مدى استعدادك جيدًا ، فهناك دائمًا بعض القضايا غير المتوقعة. لا تدعها تجعلك تشعر بالارتباك. لفة مع التدفق. في حال كنت تستخدم هذه النصائح ، يمكنك أن تشعر بأنك مطمئن أنك قد قمت بواجبك. إذا حدث خطأ ما ، يكون جاهزًا لإصلاحه بسرعة ورفق. وتأخذ في الاعتبار ، يمكن أن يحدث أي شيء حتى لمخطط الاجتماع الأكثر خبرة. استخدم الحدث كبناء للاجتماعات الناجحة في المستقبل.