计划您的第一次商务会议
首先,放置日期并建立时间表。 重要的是要提前准备时间表。 您需要确保每个人都有机会进行准备以做好准备,并在可能必须包括的区域中给您回馈。 在准备议程时,设想会议的目标。 它会持续多久? 有多少个演讲者/演示文稿? 会议将如何发展? 您将如何实现富有成效和成功的会议的目标?
其次,决定会议开始和结束的时间。 按计划保持会议非常重要。 您总是可以在时间允许的情况下返回并重新审视未解决的问题。
第三,找出必须邀请参加会议的。 确定那些必须在场的人,才能实现会议的目标,并包括您由于身份而可能需要邀请的人。 通过设置会议通知过程,无论是通过电子邮件还是常规邮件,都可以更轻松。 将时间表附加到通知,因此每个人从一开始就在同一页面上。 具体来说,是否为与会者进行作业或提前准备。 要求所有参与者做出反应,以确保每个人都收到了沟通。
最后,仔细观察细节和物流。 这是清单还清的地方:| - |
选择区域和寄宿@ - @
会议在哪里举行? 它是否容易访问(轮椅或障碍访问,舒适的空间,带有大量的搭配? 是。找到一个人们可以出席的地方可以存储公文包和行李的地方。| - |
确保有很多带有空间的椅子可以扩展空间,特别是如果这是一次“工作”会议。| - - |
您是否需要翻译/s?| |
@+ @+ @ gear @ @ | | |
您是否需要AV和介绍设备?演示者是否需要相同? (检查麦克风和讲台的偏好。)确保提前发现此信息,以便您可以做出正确的安排。| - |
在会议开始之前测试所有设备。 准备处理可能发生的任何snafus。
需要文件吗? 会有讲义和材料需要准备吗?
如果发生错误,让他们提前做得好。
Assing@ - @
让一个人坐在该区域外进行测试。| - |
签入并注册参与者时分发文件或材料。
在会议开始之前,请确保某人做笔记。
如果您想将诉讼程序录音,请告诉所有人您正在录制。
茶点@ - @
提供果汁,水,茶和咖啡。 如果会议涵盖用餐时间,您还需要提供食物。 事先进行安排,并将其交付给组件,以免中断流量。 考虑一下特殊的饮食要求。 最好购买一些素食。
breaks@ - @
根据会议的持续时间,可能需要一个或多个休息时间。 具体说明分配给休息时间的时间,并按时恢复会议,如果所有参与者都返回。
无论您准备好多,总会有一些意外的问题。 不要让它让您感到慌张。 随着流动而滚动。 如果您使用这些技巧,您可以放心自己完成了作业。 如果确实出现了问题,请准备快速,轻轻地修复它。 请记住,甚至最有经验的会议计划者都可能发生任何事情。 将活动用作未来成功会议的基础。