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अपनी पहली व्यावसायिक बैठक की योजना बनाना

Thomas Lester द्वारा अगस्त 24, 2021 को पोस्ट किया गया

सबसे पहले, तारीख रखें और अनुसूची स्थापित करें। शेड्यूल को पहले से अच्छी तरह से तैयार करना महत्वपूर्ण है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी को तैयार होने के लिए इसे देखने का अवसर मिले और आपको उन क्षेत्रों पर फ़ीड वापस दें जिन्हें शामिल करना पड़ सकता है। एक एजेंडा तैयार करने में, बैठक के उद्देश्य की कल्पना करें। कितने दिन चलेगा? कितने वक्ता/प्रस्तुतियाँ होंगी? बैठक में उन्नति कैसे होगी? आप एक उत्पादक और सफल बैठक के लिए अपना लक्ष्य कैसे प्राप्त करेंगे?

दूसरा, बैठक शुरू करने और समाप्त करने के लिए एक समय तय करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप बैठक को शेड्यूल पर रखें। आप हमेशा वापस जा सकते हैं और समय की अनुमति के रूप में अनसुलझे समस्याओं को फिर से देख सकते हैं।

तीसरा, पता करें कि इसे बैठक में आमंत्रित किया जाना है। उन लोगों की पहचान करें जिन्हें बैठक के लक्ष्य को पूरा करने के लिए उपस्थित होना चाहिए और उन लोगों को शामिल करना चाहिए जिन्हें आपको उनकी स्थिति के कारण आमंत्रित करने की आवश्यकता हो सकती है। एक बैठक अधिसूचना प्रक्रिया स्थापित करके इस कदम को आसान बनाएं चाहे ईमेल या नियमित मेल द्वारा हो। नोटिस के लिए शेड्यूल संलग्न करें ताकि हर कोई शुरुआत से एक ही पृष्ठ पर हो। यदि उपस्थित लोगों के लिए होमवर्क या अग्रिम तैयारी है तो विशिष्ट रहें। सभी प्रतिभागियों से पूछें कि हर किसी को संचार प्राप्त करने की गारंटी देने के लिए प्रतिक्रिया करें।

अंत में, विवरण और रसद को बारीकी से देखें। यह वह जगह है जहां एक चेकलिस्ट भुगतान करता है:

क्षेत्र का चयन करना और लॉजिंग

बैठक कहाँ आयोजित की जा रही है? क्या यह आसानी से सुलभ है (व्हीलचेयर या हैंडीकैप एक्सेस, सिटिंग के भार के साथ आरामदायक स्थान? हैं। एक ऐसी जगह खोजें जहां लोग अटैची और सामान स्टोर कर सकते हैं यदि वे भाग लेने के लिए यात्रा कर रहे हैं। |

क्या आपको एक अनुवादक/s की आवश्यकता होगी? (माइक्रोफोन और पोडियम वरीयताओं के बारे में जांचें।) इस जानकारी को पहले से अच्छी तरह से खोजने के लिए निश्चित करें ताकि आप सही व्यवस्था कर सकें। किसी भी स्नैफस से निपटने के लिए तैयार हो सकता है।

क्या फ़ाइलों की आवश्यकता है? क्या हैंडआउट और सामग्री होगी जिन्हें तैयार करने की आवश्यकता होगी?

क्या उन्होंने त्रुटियों के मामले में समय से पहले अच्छा किया है।

सहायता

परीक्षण के लिए क्षेत्र के बाहर एक व्यक्ति बैठे हैं। |

| जांच में दस्तावेजों या सामग्री को वितरित करें और उपस्थित लोगों को पंजीकृत करें।

बैठक शुरू होने से पहले किसी को नोट्स लेने के लिए सुरक्षित करें।

यदि आप कार्यवाही को टेप करना चाहते हैं, तो सभी को सामने बताएं कि आप रिकॉर्डिंग कर रहे हैं।

रिफ्रेशमेंट

रस, पानी, चाय और कॉफी उपलब्ध है। यदि बैठक भोजन के समय को कवर करती है, तो आपको भोजन की पेशकश करने की भी आवश्यकता होगी। पहले से व्यवस्था करें और इसे विधानसभा में पहुंचा दिया ताकि प्रवाह को बाधित न किया जा सके। विशेष आहार अनुरोधों को ध्यान में रखें। कुछ शाकाहारी वस्तुओं को खरीदना हमेशा सबसे अच्छा होता है।

ब्रेक

बैठक की अवधि के आधार पर एक या अधिक ब्रेक की आवश्यकता हो सकती है। ब्रेक के लिए आवंटित समय के बारे में विशिष्ट रहें और समय पर बैठक को फिर से शुरू करें यदि सभी प्रतिभागी वापस आ गए हैं या नहीं।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी अच्छी तरह से तैयार हैं, हमेशा कुछ अप्रत्याशित मुद्दा है। यह आपको भड़कने न दें। प्रवाह के साथ रोल करें। यदि आपने इन युक्तियों का उपयोग किया है, तो आप आश्वस्त महसूस कर सकते हैं कि आपने अपना होमवर्क किया है। अगर कुछ गलत हो जाता है, तो इसे जल्दी और धीरे से मरम्मत करने के लिए तैयार रहें। और ध्यान रखें, कुछ भी सबसे अनुभवी बैठक योजनाकार के लिए भी हो सकता है। भविष्य की सफल बैठकों के लिए एक बिल्डिंग ब्लॉक के रूप में घटना का उपयोग करें।