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初めてのビジネスミーティングを計画する

投稿日: 5月 24, 2021、投稿者: Thomas Lester

最初に、日付を配置してスケジュールを確立します。 事前にスケジュールを準備することが重要です。 誰もがそれを調べて準備を整え、含める必要があるエリアにフィードバックする機会があることを確認する必要があります。 議題を準備する際に、会議の目的を想像してください。 どのくらい続きますか? スピーカー/プレゼンテーションはいくつありますか? 会議はどのように進歩しますか? 生産的で成功した会議の目標をどのように達成しますか?

2番目に、会議が開始および終了する時間を決定します。 会議をスケジュール通りに維持することは非常に重要です。 時間が許す限り、いつでも戻って未解決の問題を再検討することができます。

3番目、会議に招待する必要があることを確認してください。 会議の目標を達成するために出席しなければならない人を特定し、そのステータスのために招待する必要があるかもしれない人々を含めます。 電子メールでも通常のメールでも、会議通知プロセスを設定することにより、このステップを簡単にします。 全員が最初から同じページにいるように、スケジュールを通知に添付します。 出席者の宿題や事前の準備がある場合は具体的です。 すべての参加者に、誰もがコミュニケーションを受け取ったことを保証するために反応するように頼みます。

最後に、詳細とロジスティクスをよく見てください。 これは、チェックリストが報われる場所です。 簡単にアクセスできますか(車椅子やハンディキャップアクセス、セーティングの負荷がある快適なスペースですか? トイレの部屋はあります。出席するために旅行している場合は、ブリーフケースや荷物を保管できる場所を見つけてください。 。

翻訳者/s? 発表者は同じことが必要ですか?(マイクと表彰台の好みについて確認してください。)正しい手配をすることができるように、事前にこの情報を十分に発見してください。 。可能な場合は、発生する可能性のあるSnafusに対処する準備ができている場合。 その他の必須アセンブリ用品が利用可能です。

ファイルは必要ですか? 準備する必要がある配布資料と資料はありますか?

エラーが発生した場合には、事前に事前に行われます。

assist

テストのためにエリアの外に座っている個人を持っています。 参加者。

会議が始まる前に誰かがメモを取るように保護します。

手続きをテープで録画したい場合は、録音していることを全員に伝えてください。

軽食

ジュース、水、紅茶、コーヒーを利用できます。 会議が食事時間をカバーする場合は、食べ物も提供する必要があります。 事前に取り決めを行い、流れを中断しないようにアセンブリに配信します。 特別な食事のリクエストを念頭に置いてください。 いくつかのベジタリアンアイテムを購入することが常に最善です。

Breaks

会議の期間に応じて、1つ以上の休憩が必要になる場合があります。 すべての参加者が戻ってきたかどうかにかかわらず、休憩に割り当てられた時間について具体的に具体的に、会議を時間通りに再開してください。

あなたがどれほど準備ができていても、常に予期しない問題があります。 それがあなたを激しくさせないでください。 フローで転がします。 これらのヒントを使用した場合は、宿題をしたことを確信できます。 何かがうまくいかない場合は、すぐに穏やかに修理する準備ができています。 そして、最も経験豊富な会議プランナーにも何でも起こり得ることを念頭に置いてください。 このイベントをビルディングブロックとして使用して、将来の成功した会議に使用してください。