اپنی پہلی کاروباری میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنا

پہلے ، تاریخ رکھیں اور شیڈول قائم کریں۔ پہلے سے شیڈول تیار کرنا ضروری ہے۔ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ہر ایک کو تیار ہونے کے ل it اسے دیکھنے کا موقع ملے اور آپ کو ان علاقوں میں کھانا کھلانا پڑے جس کو شامل کرنا پڑسکتا ہے۔ کسی ایجنڈے کی تیاری میں ، اجلاس کے مقصد کا تصور کریں۔ یہ کب تک چلے گا؟ کتنے اسپیکر/پریزنٹیشنز ہوں گے؟ اجلاس میں ترقی کیسے ہوگی؟ پیداواری اور کامیاب میٹنگ کے ل you آپ اپنا ہدف کیسے حاصل کریں گے؟

دوسرا ، میٹنگ کے شروع ہونے اور ختم ہونے کے وقت کا فیصلہ کریں۔ یہ بہت ضروری ہے کہ آپ میٹنگ کو شیڈول پر رکھیں۔ آپ ہمیشہ واپس جاسکتے ہیں اور وقت کی اجازت کے ساتھ حل نہ ہونے والے مسائل پر نظر ثانی کرسکتے ہیں۔

تیسرا ، معلوم کریں کہ اجلاس میں مدعو کرنا ہے۔ ان لوگوں کی شناخت کریں جو اجلاس کے مقصد کو پورا کرنے کے لئے حاضر ہوں اور ان لوگوں کو شامل کریں جن کو آپ کو ان کی حیثیت کی وجہ سے مدعو کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ میٹنگ نوٹیفیکیشن کا عمل ترتیب دے کر اس اقدام کو آسان بنائیں چاہے ای میل یا باقاعدہ میل کے ذریعہ ہو۔ شیڈول کو نوٹس کے ساتھ منسلک کریں تاکہ ہر شخص شروع سے ایک ہی صفحے پر ہو۔ اگر شرکاء کے لئے ہوم ورک یا پیشگی تیاری ہو تو مخصوص رہیں۔ تمام شرکاء کو اس بات کی ضمانت کے لئے رد عمل کا اظہار کرنے کے لئے کہیں کہ ہر ایک کو مواصلات موصول ہوئے ہیں۔

آخر میں ، تفصیلات اور رسد کو قریب سے دیکھیں۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں ایک چیک لسٹ ادا کرتی ہے:

علاقہ منتخب کرنا اور لاجنگ

میٹنگ کہاں جارہی ہے؟ کیا یہ آسانی سے قابل رسائی ہے (پہی .ے والی کرسیاں یا معذور رسائی ، بیٹھک کے بوجھ کے ساتھ آرام دہ اور پرسکون جگہ؟ ہیں۔ ایک ایسی جگہ تلاش کریں جہاں لوگ شرکت کے لئے سفر کر رہے ہیں تو بریف کیسز اور سامان ذخیرہ کرسکتے ہیں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ جگہ کے ساتھ بہت ساری کرسیاں موجود ہیں خاص طور پر اگر یہ "ورکنگ" میٹنگ ہے۔ | |

کیا آپ کو ایک مترجم/s کی ضرورت ہوگی؟ (مائکروفونز اور پوڈیم کی ترجیحات کے بارے میں چیک کریں۔) اس معلومات کو پہلے سے اچھی طرح سے دریافت کرنے کے لئے یقینی بنائیں تاکہ آپ صحیح انتظامات کرسکیں۔ کسی بھی سنیفوس سے نمٹنے کے لئے تیار ہے جو ہوسکتا ہے۔

کیا فائلوں کی ضرورت ہے؟ کیا ہینڈ آؤٹ اور مواد ہوں گے جن کو تیار کرنے کی ضرورت ہوگی؟

غلطیوں کی صورت میں ان کو وقت سے پہلے اچھی طرح سے انجام دیں۔

اسسٹ

ٹیسٹ کے لئے علاقے کے باہر بیٹھے ایک فرد رکھیں.

چیک ان میں دستاویزات یا مواد تقسیم کریں اور شرکاء کو رجسٹر کریں۔

کسی کو میٹنگ شروع ہونے سے پہلے نوٹ لینے کے لئے محفوظ کریں۔

اگر آپ کارروائی کو ٹیپ کرنا چاہتے ہیں تو ہر ایک کو سامنے بتائیں کہ آپ ریکارڈنگ کر رہے ہیں۔

ریفریشمنٹ

رس ، پانی ، چائے اور کافی دستیاب ہوں۔ اگر میٹنگ کھانے کے وقت کا احاطہ کرتی ہے تو ، آپ کو کھانا بھی پیش کرنے کی ضرورت ہوگی۔ پہلے سے انتظامات کریں اور اسے اسمبلی کو پہنچائیں تاکہ بہاؤ میں خلل نہ ڈال سکے۔ خصوصی غذائی درخواستوں کو ذہن میں رکھیں۔ کچھ سبزی خور اشیاء خریدنا ہمیشہ بہتر ہے۔

بریک

میٹنگ کی مدت پر منحصر ہے کہ ایک یا زیادہ وقفے کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ وقفے کے لئے مختص وقت کے بارے میں مخصوص رہیں اور اجلاس کو وقت پر دوبارہ شروع کریں اگر تمام شرکاء واپس آئے ہیں یا نہیں۔

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کتنا اچھی طرح سے تیار ہیں ہمیشہ کوئی غیر متوقع مسئلہ ہوتا ہے۔ اسے آپ کو پھڑپھڑانے نہ دیں۔ بہاؤ کے ساتھ رول کریں۔ اگر آپ نے یہ نکات استعمال کیے ہیں تو ، آپ کو یقین دلایا جاسکتا ہے کہ آپ نے اپنا ہوم ورک کیا ہے۔ اگر کچھ غلط ہو جاتا ہے تو ، اس کی جلد اور آہستہ سے مرمت کے لئے تیار رہیں۔ اور ذہن میں رکھیں ، سب سے زیادہ تجربہ کار میٹنگ پلانر کے ساتھ بھی کچھ بھی ہوسکتا ہے۔ مستقبل کے کامیاب اجلاسوں کے لئے پروگرام کو بلڈنگ بلاک کے طور پر استعمال کریں۔